Die Vorgehensweise bezüglich der Organisation des Projektes richtet sich nach dem klassischen Projektmanagement.

Einzelne Aufgaben innerhalb des Projektes werden im Todays Task Board aufgelistet und der Fortschritt im Verlauf des Projektes stetig dokumentiert. So kann für alle Teammitglieder transparent die Projektsituation dargestellt werden. Die einzelnen Termine sind zeitlich terminiert und können mit einer Erledigungsmarkierung vollständig abgeschlossen werden.

Die Aufgaben und Teilprojekte werden nach Themen und Fachbereichen sortiert und persönlich den Teammitgliedern zugeordnet. Dadurch werden die Aufgaben koordiniert abgearbeitet. In der Beschreibung jeder Teilaufgabe wird der aktuelle Stand, vorhandene Probleme, die benötigten Ressourcen, die nachfolgenden Schritte und das Ergebnis festgehalten.