5.2 Formatvorlagen

Bei umfangreichen Textdokumenten empfielt es sich, Formatvorlagen zu ver­wenden. Mit Formatvorlagen lassen sich die Formatierungen für be­stimmte Text­bereiche im Vorfeld festlegen und – nach vorheriger Auswahl des Textes – per Mausklick einem Textbereich innerhalb einer Zeile oder Satzes, einem Absatz oder einer Tabelle sehr schnell zuweisen. Man spart dabei enorm viel Zeit, weil die Formatierung für die einzelnen Textteile nicht jedes Mal umständlich über die einzelnen Forma­tierungsmenüs (Zei­chen- und Absatzformatierung, Rahmenlinien usw.) erfolgen muss. Die Grundlagen für das Erstellen neuer und Ändern bestehender (System-)Formatvorlagen werden im DEKO-Unterricht ver­mit­­telt.

Die Formatvorlagen werden in Word angezeigt, wenn die folgende Tastenkombi­nation eingegeben …

Formatvorlagen-Liste anzeigen

oder im Menüband auf der Registerkarte „Start“➜ Gruppe „Formatvorlagen“ auf das rot eingekreiste kleine Startfeld (Bild 5-1) geklickt wird.

Bild 5‑1: Startfeld für Dialogfeld Formatvorlagen, rechts neben dem Schnellformatvorlagen-Katalog

Damit die eigenen Formatvorlagen zu Beginn der recht langen Liste auftauchen, wird jeweils das Hashtag # (Raute, Doppelkreuz) vor die Namen der Format­vorlagen gesetzt. Drei System-Formatvorlagen sind für die Überschriften vorge­sehen (Überschrift 1 bis 3). Die Namen dieser drei Formatvorlagen sollten nicht geändert werden, da WORD standardmäßig auf diese zugreift, wenn auto­matisiert das Inhalts­verzeichnis erstellt wird.

In der Dokumentvorlage „Projektdokumentation.dotm“ befinden sich sechs ei­gene Formatvorlagen (# Alpha-List, # Bildunterschrift, # Fließtext, # Inhaltsverzeichnis, # Num-List und # Punkt-List).

Fünf der Word System-Formatvorlagen wurden geändert (Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, Abbildungsverzeichnis und Hyperlink).

Sollten in der Formatvorlagen-Liste sehr viele Formatvorlagen erschei­nen, kann am unteren Fensterende dieser Liste rechts unter Optionen … festgelegt werden, dass nur die Formatvorlagen „Im aktuellen Dokument“ angezeigt werden und eine alphabethische Listensortierung vorgenommen wird (Bild 5‑2).

Bild 5‑2: Im Optionen-Fenster kann die Art der Anzeige der Formatvorlagen und deren Sortierung festgelegt werden