5.4 Eingebettete Feldfunktionen

Feldfunktionen sind sehr hilfreiche Funktionen. In einem WORD-Dokument werden sie mit geschweiften Klammern gekennzeichnet. Beim Einfügen von Seitenzahlen verwendet WORD beispielsweise die Feldfunktion {Page}, um automatisch die richtige Seitenzahl für eine Seite zu generieren. Auch kann mit Hilfe der Feld­funktion {FileName} innerhalb des Dokuments der Dateiname dieses Dokuments angezeigt und gedruckt werden. So kann man über diese Feldfunktion auch nach Jahren am Ausdruck erkennen, aus welcher Datei der Ausdruck ursprünglich erfolgte.

Die Eingabe einer Feldfunktion kann über eine Tastenkombination aktiviert werden.

Feldfunktionen eingeben

Es erscheint eine geöffnete und geschlossene geschweifte Klammer , zwischen denen die Feldfunktion eingegeben werden kann.

Für die automatische Bildnummerierung kommen zwei Feldfunktionen zum Einsatz. {STYLEREF „Überschrift 1“ \s} oder die Kurzform {STYLEREF 1 \s} zeigen den zuletzt mit der Formatvorlage Überschrift 1 formatierten Text an. Mit dem Schalter \s wird der eigentliche Text aber ausgeblendet und stattdessen nur die davorstehende Kapitelnummer ausgegeben. Die zweite Feldfunktion {SEQ Bild \* ARABIC \s 1} sorgt dafür, dass die zweite (arabisch dargestel­lte) Zahl automatisch mit jeder Verwendung der SEQ-Feldfunktion im aktuellen Kapitel inkrementiert (um 1 erhöht) wird und mit jedem neu begin­nenden Kapitel automatisch wieder bei 1 beginnt.

Feldfunktionen sind in der Grundeinstellung von Word nur sichtbar, wenn der entsprechende Text vorher mit der Maus markiert (ausgewählt) wurde. Die Ergebnisse (Werte) der Feldfunktionen werden dann grau hinterlegt dargestellt (Feld­schattierung). Man kann sie daher nicht unmittelbar im Text erkennen. Es besteht aber die Möglich­keit, die graue Feldschattierung in den WORD-Optio­nen unter „Erweitert“ ➜ Dokumentinhalt anzeigen ➜ Feldschattierung: „Immer“ permanent einzuschalten. Die ei­gent­lichen Feldfunktionen innerhalb der ge­schweif­ten Klam­mern kann man mit der folgenden Tastenkombination ein- oder ausblenden.

Feldfunktionen des gesamten Dokumentes ein- oder ausblenden

Sind die Feldfunktionen ausgeblendet, werden nur die Rückgabewerte (Ergebnis­se) der Feldfunktionen angezeigt.

Das Problem bei der Verwendung von Feldfunktionen ist, dass sie nach dem Ein­fügen erst aktualisiert werden müssen, damit sie die richtigen Werte anzeigen. Mit der Aktualisierung werden die Funktionen also das erste Mal als „Programm“ ausgeführt.

Vor einem Ausdruck nimmt WORD in der Standardeinstellung die Aktualisierung der Feldfunktionen automatisch vor. Bei der normalen Textarbeit im Dokument muss die Aktualisierung aber in der Regel von Hand durch den Nutzer vorge­nommen werden. Es gibt drei verschiedene Möglichkeiten, die Aktualisierung durchzuführen.

1. Eine Feldfunktion wird ausgewählt (markiert) und die Funktionstaste F9 betätigt (Aktualisierung des aktuellen Feldes),
2. Eine Feldfunktion wird ausgewählt und das Kontextmenü (rechte Maus­taste) aufgerufen und der Eintrag „Felder aktualisieren“ angeklickt. Es wird auch hier nur das zuvor markierte Feld aktualisiert.
3. Es wird der gesamte Text im Dokument mit Hilfe des Tastenkürzels STRG + A ausgewählt (das beinhaltet dann auch die Auswahl aller vorhan­dener Feldfunktionen) und danach mit der Funktionstaste F9 alle Feldfunk­tionen gleichzeitig aktualisiert (bevorzugte Aktualisierungsvariante).

Anbei eine Zusammenfassung weiterer Tastenkürzel in Zusammenhang mit Feld­funktionen.

		Feldfunktionen ein- und ausblenden (Feldfunk­tionen müssen zuvor ausgewählt werden!)
		Feldfunktionen aktualisieren (Feldfunk­tionen müssen zuvor ausgewählt werden!)
		Nächste Feldfunktion auswählen
		Vorhergehende Feldfunktion auswählen